A customer’s first contact with your company is often through the telephone, so make sure it is a pleasant experience

We tend to take the telephone for granted, but it is important that business people demonstrate courteous telephone behaviour when talking to clients and other business contacts.

Chúng ta hình như xem điện thoại là sự hiển nhiên, nhưng nó quan trọng rằng các nhân viên công ty chứng tỏ phép lịch sự nói chuyện qua điện thoại khi nói chuyện với khách hàng và các mối quan hệ kinh doanh khác.

Courtesy and thoughtfulness are the basic components of telephone etiquette. The knowledge of etiquette makes telephoning easier because if you creatively obey the rules, you can be confident that you will behave in the most appropriate, productive way.

Phép lịch sự và sự chín chắn là những thành phần cơ bản của phép xã giao trong điện thoại. Kiến thức của phép xã giao làm cho việc nói chuyện điện thoại trở nên dễ dàng hơn bởi vì nếu bạn tuân theo những quy luật một cách sáng tạo, bạn có thể trở nên tự tin rằng bạn sẽ hành xử theo cách phù hợp và hiệu quả nhất.

Some of my telephone tips may seem obvious, but you would be surprised at how much times I have found that even the most basic telephone etiquette is ignored or abused.

Một vài bí quyết về điện thoại có thể hiển nhiên, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên số lần mà tôi khám phá rằng ngay cả những phép xã giao cơ bản nhất trong điện thoại bị phớt lờ hoặc lạm dụng.

With this in mind, here are some guidelines for polite and effective telephone usage for your receptionist, secretary and you.

Giữ điều này trong đầu, dưới đây là một số hướng dẫn về việc sử dụng điện thoại hiệu quả và lịch sự cho người tiếp tân, thư ký và bản thân bạn.

1.                   When answering the phone in the office, immediately identify your company, department and your name.

Khi trả lời điện thoại trong văn phòng, ngay lập tức nêu tên công ty, bộ phận và tên của bạn.

2.                   When talking to customers, call them by name. By repeating the name, you are more likely to remember it the next time.

Khi nói chuyện với khách hàng, hãy gọi họ bằng tên. Bằng cách lặp lại tên, bạn thường có xu hướng nhớ nó vào lần sau.

3.                   Know how you sound to others. You can find this out by recording your voice. Then critique your tone, manners, friendliness and vocal quality.

Biết bạn nói nghe thế nào với người khác. Bạn có thể tìm ra được bằng cách ghi âm lại giọng nói của bạn. Sau đó phân tích giọng nói, hành xử, sự than thiện và chất lượng phát âm.

4.                   Always use the hold button if you must temporarily leave the phone. It is surprising what the person on the line can hear, and you may inadvertently embarrass yourself – or the other person.

Luôn sử dụng nút chờ nếu bạn phải rời điện thoại trong thời gian ngắn. Thật ngạc nhiên cái mà người ở đầu bên kia có thể nghe, và bạn có thể vô tình làm bản thân lúng túng - hoặc người đối phương.

5.                   Excuse yourself when leaving the line. A simple, “One minute, please, Jim,” will do. Then make sure you reassure the customer every 20 to 30 seconds that you have not forgotten him.

Hãy xin lỗi khi bạn bỏ điện thoại xuống. Đơn giản, "Vui lòng chờ một chút, Jim", cũng được. Sau đó bạn nói chuyện với khách hàng mỗi 20 đến 30 giây rằng bạn không bỏ quên anh ta.

If you must do this more than twice, it is probably better to call back when you are able to talk.

Nếu bạn phải làm điều này hơn hai lần, có lẽ tốt hơn là bạn gọi điện thoại lại khi bạn có thời gian nói chuyện.